A számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokat az ÁFA törvény 169. §-a tartalmazza, amelyből kigyűjtöttük a lényeges dolgokat. De fontos, hogy ez a leírás nem helyettesíti a törvény szövegét, ezért csak tájékoztató jellegű, az esetleges tévedésekért felelősséget nem vállalunk. Mindenképpen kérdezzen meg egy könyvelésben és jogban járatos szakembert is!
Kötelező adatok
A számla kötelező adattartalma a következő:
- Számlakiállító neve, címe, adószáma
- Vevő neve, címe
- Számla sorszáma, amely a számlát egyértelműen azonosítja
- Számla kibocsátás kelte
- Értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, nettó egységára (adó nélküli értéke)
- Számla nettó értéke (adó nélküli értéke)
- Az ÁFA százaléka és értéke
Speciális esetekben feltüntetendő elemek:
- Számla teljesítésének napja, ha az eltér a számla kibocsátás keltétől
- Számlakiállító közösségi adószáma, ha EU-n belül, adó felszámítása nélkül számláz
- Alkalmazott árengedmény, ha azt az egységár nem tartalmazza
- Vevő adószáma (külföldi vevő esetén közösségi adószám), ha fordított áfa-s számlát állít ki vagy ha EU-n belül, adó felszámítása nélkül számláz vagy ha a számla ÁFA értéke eléri a 2 millió forintot és a számlát kiállító és a vevő is belföldi
- A "Kisadózó" szöveg feltűntetése, ha a számlakiállító KATA (kisadózók tételes adója) szerint adózik
- Adómentesség esetén jogszabályi hivatkozás vagy más utalás (pl. ÁFA kulcs neve) arra, hogy az értékesített termék/szolgáltatás mentes az adó alól
- Devizás számla esetén az ÁFA értéke forintban átszámolva (akkor is, ha az 0 Ft), illetve az átszámításhoz alkalmazott árfolyam
- "Pénzforgalmi elszámolás" kifejezés feltüntetése, ha az adóalany a pénzforgalmi adózási módot választotta
- "Önszámlázás" kifejezés feltüntetése, ha a terméket/szolgáltatást nem az ügyletet teljesítő (szállító), hanem a terméket beszerző (vevő) állítja ki
- "Fordított adózás" kifejezés feltüntetése fordított áfa-s számla esetén (amikor az értékesített termék/szolgáltatás után a vevő az adófizetésre kötelezett)
- EU-n belül, adó felszámítása nélkül értékesített új közlekedési eszközre vonatkozó technikai adatok (259. § 25. pont)
- "Különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák" kifejezés feltüntetése utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetén
- "Különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek" kifejezés feltüntetése használt ingóság értékesítése esetén
- "Különbözet szerinti szabályozás - műalkotások" kifejezés feltüntetése műalkotás értékesítése esetén
- "Különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek" kifejezés feltüntetése gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetén
- Pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma, amennyiben a számlát a cég pénzügyi képviselője (pl. könyvelő) állította ki
Nem kötelező feltüntetni:
- Fizetési mód
- Fizetési határidő
- Értékesített termék/szolgáltatás besorolási jelölése pl. VTSZ / SZJ / TESZOR szám, stb.
Számlázási szabályok
A számlázás szabályai az ÁFA törvény X. fejezetében találhatók, illetve a NAV minden évben közzé teszi honlapján a témával kapcsolatos összefoglalót. Az alábbiakban a leggyakrabban alkalmazott számlázási szabályokról olvashat.
Számlapéldányok
2010.04.01-től a számlát nem kell példányszámozni, 2010.09.27-től pedig nem kell megkülönböztetni a számla eredeti- és másolati példányát. Sajnos erről a jogszabályváltozásról sok könyvelő még nem értesült, ezért több számlázó program továbbra is megkülönböztető feliratot nyomtat az eredeti és másolat példányokra.
Számla kelte
A számlán a számla kelte mindig a számla kiállításának a dátuma. A számla kelte sem múltbéli, sem jövőbeli dátum nem lehet. A számla keltének semmilyen jelentősége nincs, így teljesen felesleges ezzel bárkinek csalni. Könyvelés és ÁFA bevallás szempontjából a számla teljesítésének időpontja a mérvadó, ami pedig lehet múltbéli és jövőbeli dátum is. Ezenkívül a számla szigorú számadású bizonylat, így a számla kelte sosem lehet korábbi, mint a legutóbbi kiállított számla keltének dátuma.
Számla sorszáma
Azonos cégnévvel tilos két azonos sorszámú számlát kiállítani! Ha Ön több számítógépen, egymástól teljesen függetlenül (nem hálózatba kötve) számítógéppel állítja ki számláit, úgy minden gépen/telephelyen állítsa be a számlázó programban a számla sorszámozása előtt feltüntetendő előtagot! (pl. egyik telephelyen A2013, másik telephelyen B2013). Az előtag beállításával tud arról gondoskodni, hogy a különböző gépeken/telephelyeken kiállított számlák külön tartományban kapják a sorszámot, így teljes biztonsággal elkerülheti, hogy azonos cégnév alatt azonos sorszámmal állítson ki számlát. A számla sorszáma bármilyen formátumú lehet (tehát még az évet sem kötelező tartalmaznia), lényeg, hogy cégen belül egyedileg azonosítsa a számlát.
Számla módosítása
Már kiállított számla tartalmilag nem módosítható. Javításra két lehetőség van:
- A számla érvénytelenítéséhez állítson ki érvénytelenítő (storno) számlát, majd állítson ki egy új számlát a kívánt tartalommal, így összesen három számla keletkezik: rossz, rossz stornója, jó számla.
- A számlát egy lépésből helyesbítheti, ha egy új (helyesbítő) számlát állít ki, ami tartalmilag hivatkozik az elrontott számlára, így összesen csak két számla keletkezik: rossz és a helyesbítő.
Előleg számlázása
2004. májusában megszűnt az előleg számla, mint önálló bizonylat. Előleg számlázása esetén állítson ki egy hagyományos számlát, ahol az értékesített termék neve az legyen, hogy "Előleg" és közvetlen alatta a megjegyzésként tüntesse fel, hogy az előleget milyen termékkel/szolgáltatással kapcsolatban számlázta ki a vevő részére.
EU-s ügyfélnek történő számlázás ÁFA nélkül
Csak akkor számlázhat ÁFA felszámítása nélkül EU-s ügyfélnek, ha Ön is és a vevő is rendelkezik érvényes közösségi adószámmal! Ilyen számla esetén a számlán kötelező feltüntetni, az eladó és a vevő közösségi adószámát, az ÁFA értékét forintban átszámolva (akkor is, ha az 0 Ft), illetve az átszámításhoz alkalmazott árfolyamot. Amennyiben a külföldi vevő nem rendelkezik közösségi adószámmal, úgy az ÁFA-t mindenképp fel kell neki számítani, nem mentség az, hogy a vevő EU-s országba tartozik.
Számla nyelve
A számlát bármilyen idegen nyelven is kiállíthatja, de ilyenkor javasolt a magyar fordítás feltüntetése (kétnyelvű számla). Az adóhatóság az angol, német vagy francia nyelven kiállított számlákat is elfogadja, de ha ettől eltérő idegen nyelvet használ, akkor egy ellenőrzéskor kérhetik Öntől a számla fordítóiroda által elvégzett hiteles fordítását, amely jelentős összegbe kerülhet.
Számla aláírása
A számla érvényes aláírás és pecsét nélkül is! Ez a szabály teszi lehetővé azt is, hogy a számlát egyszerűen akár e-mailben is átküldheti a vevőnek, a vevő így kinyomtathatja azt, Ön pedig megspórolhatja a postaköltséget.
Egyszerűsített számla
A számla egyszerűsített adattartalommal is kiállítható, de csak akkor, ha a gazdasági esemény a számla kiállításkor megvalósul (pl. készpénzes vagy bankkártyás fizetés esetén). Ilyenkor a számlán a bruttó végösszeget kell feltüntetni és az ÁFA összeg helyett a bruttó összeg ÁFA tartalmát kell százalékosan meghatározni (figyelem, ez nem egyenlő az alkalmazott ÁFA kulcs százalékával!).
Elektronikus számla
Papír használata nélkül is kiállíthat számlákat, de az ilyen elektronikus számlák esetében kötelező a számlákat minősített elektronikus aláírással ellátni vagy a számlákat egy speciális elektronikus adatcsere-rendszerben (EDI) létrehozni és továbbítani. Fontos, hogy az elektronikus számlázás alkalmazása esetén a vevő előzetes (jellemzően írásos) beleegyezése szükséges!
NAV megfelelőségi nyilatkozat számlázó programhoz
2014 óta a nem kell megfelelőségi nyilatokozat a számlázóprogramokról, mert a 23/2014-es NGM rendelet ezt eltörölte. Ennek ellenére előfordulhat, hogy a NAV kéri. Ebben az esetben kérésre küldünk megfelelőségi nyilatkozatot.
Forrás: http://www.naturasoft.hu/cikkek/szamla-kotelezo-tartalmi-elemei.php
