Az elmúlt egy évben számos funkcióval bővültek a szoftverek, ezek közül a legfontosabbak használatát írtam le, képekkel gazdagon illusztrálva.
Természetesen nem minden fejlesztés érhető el minden szoftverben (pl. a számlázással kapcsolatos fejlesztések értelemszerűen csak a számlázó modult tartalmazó szoftverekben találhatók meg).
Tartalom
- Visszaállítás funkció
- Új adatformátum
- Archiválás funkció
- Vonalkód címke
- Jegyzőkönyv nyomtatvány
- Kapcsolat monitor
- Munkaidő nyilvántartás és statisztika
- Nyomtatási lehetőség PDF exportnál
- Egységes árrés
- Címkenyomtató támogatása
- Központosított, adatbázishoz kötött termékaktiválás
- Több munkalap hibatételeinek listázása
- Vonalkódok generálása
- Számlán állítható tizedesjegyek száma
- Nulla árú termékek kikapcsolhatósága a nyomtatványokon
- Egyedi fejléc felirat
- Áfa körön kívüli áfakulcs
- A táblázat lapméret választó a beállításokba került
- A tárgy szerkesztő ablakban automatikus nyomtatási lehetőség
1. Visszaállítás funkció
A biztonsági mentések kezeléséről részeletesen egy korábbi cikkben írtam. Szükség esetén a biztonsági mentéseket könyebben vissza lehet állítani az adatbázis beállításaiban található új "Visszaállítás" gomb segítségével. Ez úgy működik, hogy a program kigyűjti az összes elérhető mentést a biztonsági mentések és az archívum könyvtáraiból, és ki lehet választani közülük a visszaállítandó mentést. Ha az extra biztonsági mentés másik meghajtóra van irányítva (ami ajánlott), akkor azt a meghajtót is csatlakoztatni kell.
A visszaállítás funkció helye:
- Főmenü
- Beállítások
- Adatbázis
2. Új adatformátum
A korábbi külön kezelt beállítások (PROPERTIES) és adatbázis (WDB) helyett egyetlen egységes adatformátum (WDG) lett bevezetve. Ezzel az adatok mentése és betöltése egyszerűbbé vált.
A program visszafelé kompatibilis, tehát a régi adatmetéseket is képes betölteni.
Az új WDG adatformátum a következő adatokat tartalmazhatja:
- Adatbázis
- Beállítások
- Archívumok
Adatmentés az új adatformátumban:
- Főmenü
- Adatok mentése
Adatbetöltés a régi és az új adatformátumból:
- Főmenü
- Adatok betöltése
3. Archiválás funkció
Lehetőség van a régi adatok archiválására. Ez azt jelenti, hogy egy időpontnál régebbi adatok külön fájlba kerülnek, így a kevesebb adat miatt gyorsabb lesz a program, a régi adatok pedig nem zavarják a használatot. Az archivált adatok könnyen megnyithatók.
Fontos megjegyezni, hogy az archívum csak az egy gépes és a szerver módban futó programokban nyitható meg! A szerver programban megnyitott archívum nem zavarja a kliensek működését. Nyitott archívum mellett a kliensek továbbra is az aktuális - nem archivált - adatokat látják.
Új archívum készítése:
- Főmenü
- Adatok archiválása
- Archiválás
Az elkészített archívumokat csak egy gépes módban és a szerveren lehet megnyitni. A kliens programok működését nem befolyásolja, ha a szerver gépen megnyitnak egy archívumot. A kliens gépeken a nyitott archívum esetén is zavartalanul folytatódhat a munka.
Archívum megnyitása:
- Főmenü
- Adatok archiválása
- Archívum megnyitása
Archívum bezárása:
- Főmenü
- Adatok archiválása
- Archívum bezárása
4. Vonalkód címke
Szükség lehet arra, hogy gépekhez, tárgyakhoz vonalkódokkal munkalapokat vagy ügyfeleket rendeljünk. Ebben nyújt segítséget az új címkenyomtatási lehetőség.
Ezentúl a következő adatokhoz is lehet vonalkódot nyomtatni:
- Ügyfél
- Tárgy (gépjármű, stb...)
- Munkalap
Vonalkód címkék nyomtatásához:
- Jelölje ki a rekordokat (ügyfeleket / munkalapokat, stb..), amelyekhez vonalkódot szeretne nyomtatni.
- Válassza a nyomtatás ikont az eszköztárban.
- Válassza a Vonalkód nyomtatványt
A vonalkódnyomtatókat is támogatja a program. Vonalkódnyomtató használata esetén a vonalkód nyomtatási előnézet ablakban át kell állítani a nyomtató típusát címkenyomtatóra. Így a vonalkódok külön címke lapokra kerülnek.
5. Jegyzőkönyv nyomtatvány
A 19/2014 NGM-nek megfelelő "Jegyzőkönyv a fogyasztói kifogásról" nyomtatvány is készíthető a MunkaLap 3, Fuvar 3 és GumiHotel 3 szoftverekben.
Jegyzőkönyv készítése:
- Válassza ki a munkalapot vagy tárgyat (gépjárművet, stb...), amelyhez a jegyzőkönyv készül.
- Kattintson a nyomtatás ikonra.
- Válassza ki a "Jegyzőkönyv a fogyasztói kifogásról" nyomtatványt.
A jegyzőkönyvben a program automatikusan kitölti az ügyfél nevét és címét, de lehetőség van az ügyfél és a tárgy más adatainak automatikus beszúrására is. A "Nyomtatvány testreszabása" gomb segítségével testreszabható a nyomtatvány szövege és az automatikus kitöltés. Lényeges, hogy a nyomtatvány sorszáma is beállítható úgy, hogy automatikusan növekedjen.
Az adatok kitöltését követően megjelenik az előkép.
A nyomtatvány beállításaiban két lényeges dolog az automatikus sorszámozás és az automatikus kitöltés. A program képes automatikusan menteni a sorszámot egy tetszőleges adatmezőbe. Az automatikus kitöltés lehetővé teszi, hogy a rekordban (munkalap, tárgy, stb..) található adatokat átemeljük a nyomtatványba, ami időt spórol meg a számunkara, mert nem kell újra beírni a már egyszer rögzített adatokat.
6. Kapcsolat monitor
Ha a program szerver módban fut, a beállításokban megtekinthetők a kapcsolódó kliensek.
A kliensek megjelenített adatai:
- Azonosító: szerver által adott azonosító
- Kliens azonosító: kliens egyedi azonosítószáma
- Számítógép neve: a kliens számítógép neve
- IP-cím: a kliens számítógép IP-címe, amelyről kapcsolódik
- Felhasználó neve: a kliens programban bejelentkezett felhasználó neve
- Utolsó bejegyzés: a kliens utolsó bejelentkezésének időpontja
- Utolsó frissítés: a táblázat utolsó frissítésének időpontja
7. Munkaidő nyilvántartás és statisztika
A szolgáltatásokhoz és a termékekhez munkaidőt rögzíthet, amelyről statisztika is készíthető. A munkaidő nyilvántartás belső használatra van, teljesen független a szolgáltatás vagy termék beállított mennyiségétől. Tehát óra alapon számlázott szolgáltatásoknál a mértékegységet is át kell állítani órára!
8. Nyomtatási lehetőség PDF exportnál
A táblázatok exportálás ablakblakában ezentúl nyomtatni is lehet, ha a PDF fájltípust választják. Ennek köszönhetően a táblázatok nyomtatásához nem kell lementeni a táblázatok tartalmát.
9. Egységes árrés
Az alapértelmezett árrés a Beállítások > Termék > Általános beállítások menüben állítható be. Az itt beállított árrés lesz automatikusan beállítva az újonnan felvitt termékeknél.
10. Címkenyomtató támogatása
Régóta várt újdonság a címkenyomtatók támogatása. Ezentúla vonalkódok nyomtatása ablakban kiválasztható a címkenyomtató típus.
11. Központosított, adatbázishoz kötött termékaktiválás
A termékaktiválás ezentúl nem gépenként, programonként, hanem szerverenként történik:
- csak a szervert kell aktiválni
- a klienseket nem kell aktiválni, a szervertől letöltik az aktiválási adatokat
- csak a kapcsolódások száma van meghatározva
- bármelyik gépről lehet kapcsolódni a program telepítésével
- egy időben meghatározott számú kliens kapcsolódhat
- az aktiválás az adatbázissal átvihető másik gépre
12. Több munkalap hibatételeinek listázása
Nem csak a munkalapok tételeit, a kapcsolódó hibákat is ki lehet listáztatni.
Kijelölt munkalapok hibalistája:
- Jelölje ki a munkalapokat
- Kattintson a lista gombra
- Válassza a Hibalista lehetőséget
A hibalista táblázatot elmenti a program, a következő indításkor újra betöltődik.
13. Vonalkódok generálása
Tetszőleges számtatományban lehet vonalkódokat generálni és nyomtatni, termékrögzítés nélkül.
- Nyissa meg a vonalkód nyomtatási ablakot.
- Váltson át a Vonalkódlista fülre.
- A plusz gombra kattintva megjelenik a vonalkódgeneráló ablak.
Kiválaszthatja a vonalkódtípust és a sorszámtartományt.
14. Számlán állítható tizedesjegyek száma
A számlán és a többi nyomtatványon egységesen állítható a tizedesjegy. Ha nagyobb összegű termékeket értékesít, le lehet venni a tizedesjegyek számát 0-ra, kisebb összegű és tört menyniségű termékek értékesítése esetén célszerű nullánál nagyobb értéket választani.
15. Nulla árú termékek kikapcsolhatósága a nyomtatványokon
Ha szolgáltatáscsomagokat értékesít, hasznos lehet, hogy ha egy termék árát 0 Ft-ra állítja, a termék elrejthető a nyomtatványokról. Így csak a szolgáltatáscsomag kerül a nyomtatványra, a kapcsolódó termékek pedig csak a rendszerben és a statisztikában látszanak. A funkció csak a MunkaLap 3 szoftverben érhető el.
16. Egyedi fejléc felirat
Ha több programpéldányt futtat egy gépen, megkülönböztető jelzésként eltérő fejléc szöveget állíthat be a programokban. Pl. a Zoltán által használt példány felécébe beírhatja a "Zoltán" szöveget, emgkülönböztetve a Péter által használt programtól.
17. Áfa körön kívüli áfakulcs
Az igények szerint bekerült az áfakulcsok közé az "Áfa körön kívüli" áfakulcs.
18. A táblázat lapméret választó a beállításokba került
Sok rekord esetén a táblázatot több lapra kell bontani a gyors megjelenítés érdekében. Korábban minden táblázat esetén külön lehetett állítani a táblázat lapok méretét, ami zavaró volt és sokan nem is értették, hogy mire való a lapméret választó, ezért a program egyszerűbb kezelése érdekében ez a beállítás átkerült egy központi helyre, a Főmenü > Beállítások > Táblázat menübe.
19. A tárgy szerkesztő ablakban automatikus nyomtatási lehetőség
Felmerült az igény arra, hogy új tárgy (gépjármű, készülék, stb..) rögzítése esetén automatikusan elinduljon a nyomtatás, ezért az új tárgy rögzítésekor az ablak alján megjelent egy nyomtatványválasztó lista. A program megjegyzi a beállított nyomtatványt, és miden új tárgy rögíztése után automatikusan megnyitja a nyomtatványt. A funkció a MunkaLap 3, Fuvar 3 és GumiHotel 3 szoftverekben érhető el.
